Privacy dei servizi di biblioteca
Chi gestisce i miei dati?
Chi vigila sulla loro protezione?
TITOLARE DEL TRATTAMENTO per il Comune di Piacenza, con sede in Piacenza, P.zza Cavalli 2, è il Sindaco legale rappresentante pro tempore, che con il presente atto la informa sull'utilizzazione dei suoi dati personali e sui suoi diritti.
RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il Sindaco ha nominato come responsabile del trattamento dei dati oggetto del presente trattamento il dirigente incaricato per il Servizio Cultura, Musei e Turismo cui lei ha conferito i suoi dati personali.
Trova nominativo e recapiti di tale dirigente nella sezione Uffici del sito internet comunale.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI («RPD»)
Con proprio decreto prot. n. 6444 del 17 gennaio 2022, il Sindaco del Comune di Piacenza, ha nominato come DPO (Data Protection Officer) la Società Lepida S.c.p.A., con sede in Bologna Via della Liberazione n. 15, nella persona del dott. Sergio Duretti.
Recapiti ai quali contattare il DPO per questioni inerenti il trattamento dei propri dati
dott. Sergio Duretti
via della Liberazione n. 15, 40128 Bologna
indirizzo mail: dpo-team@lepida.it
PEC: segreteria@pec.lepida.it
Referente per i rapporti con il DPO
UO Organi Istituzionali
piazza Cavalli 2, 29121 Piacenza
tel. 0523 492 180 oppure 0523 492 077
e-mail dpo@comune.piacenza.it
Come e perchè sono trattati i dati?
Posso rifiutarmi di fornirli?
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei suoi dati personali sarà effettuato tramite strumenti cartacei e informatici e telematici nel rispetto della normativa vigente mediante strumenti idonei a garantire un'adeguata sicurezza e riservatezza.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Iscrizione alle Biblioteche del Sistema Bibliotecario Urbano del Comune di Piacenza
I dati anagrafici e personali (nome e cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, residenza e domicilio, codice fiscale, estremi di un documento di identità in corso di validità, professione, titolo di studio, numeri telefonici fissi e cellulari e indirizzo e-mail), da lei conferiti all'atto della richiesta di iscrizione alla Biblioteca e sedi decentrate in vista della fruizione dei servizi – il cui trattamento è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR – sono utilizzati e trattati ai fini esclusivi dell'erogazione dei servizi bibliotecari da parte del Comune di Piacenza e in particolare del servizio di prestito bibliotecario e interbibliotecario e, parzialmente, per la fruizione degli altri servizi qui di seguito precisati.
Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell'erogazione dei servizi.
I dati degli utenti che desiderano iscriversi ai servizi delle biblioteche del Sistema Bibliotecario Urbano del Comune di Piacenza verranno acquisiti con le seguenti modalità:
- comunicazione orale da parte dell'utente al personale di front office, previa esibizione di un documento d'identità valido;
- comunicazione diretta tramite il modulo online di autoregistrazione (https://leggerepiace.it/SebinaOpac/page/register);
- iscrizione tramite SPID.
- conferimento del modulo cartaceo, compilato e firmato da un genitore, in caso di minori che siano impossibilitati a presentarsi in biblioteca con il genitore stesso. Ad esempio, iscrizioni di classi di ogni ordine e grado. Il modulo cartaceo sarà utilizzato esclusivamente per il trasferimento dei dati nel software gestione della biblioteca SebinaNEXT e non verrà conservato.
I dati degli utenti saranno comunque conservati esclusivamente in formato digitale nell'archivio utenti del gestionale della biblioteca SebinaNEXT. L’archivio utenti è condiviso tra le Biblioteche del Polo Bibliotecario Piacentino e i dati conferiti al momento dell’iscrizione sono visibili dagli operatori delle altre biblioteche afferenti, che li utilizzano e li trattano effettivamente solo nel caso di sua richiesta e a seguito dell’iscrizione da parte sua presso la loro biblioteca (l'amministrazione comunale o scolastica titolare di quelle biblioteche è titolare del trattamento dei dati e degli obblighi che ne derivano; il relativo regolamento può essere consultato a partire dalla pagina della biblioteca presente al seguente link: https://leggerepiace.it/SebinaOpac/article/le-biblioteche-del-polo-bibliotecario-piacentino/biblioteche-piacenza).
Le attività di prestito svolte dagli utenti presso le biblioteche generano liste di prestiti ottenuti che sono conservate nell'archivio informatizzato dell'applicativo SebinaNEXT e possono essere visualizzate esclusivamente dagli amministratori di biblioteca e dagli operatori addetti al prestito della biblioteca che lo ha effettuato.
I dati anagrafici e personali, acquisiti al momento dell'iscrizione e per quanto pertinente, vengono trattati unicamente ai seguenti fini:
a) costituzione di un archivio utenti condiviso con le Biblioteche del Polo Bibliotecario Piacentino al fine dell'erogazione del servizio di prestito locale, intersistemico e interbibliotecario e per l'utilizzo di servizi online;
b) invio di comunicazioni inerenti ai servizi di prestito svolti dal Sistema Bibliotecario Urbano (disponibilità dei volumi prenotati o richiesti in prestito o in document delivery; esito dei suggerimenti di acquisto di documenti; avviso della scadenza del termine di prestito dei documenti o sollecito per la restituzione) tramite email o telefono e utilizzando di massima il canale indicato come preferenziale dall'utente; tali messaggi sono a sua disposizione anche nello Spazio Utenti (vedi) a lei riservato;
c) elaborazioni statistiche al fine di profilare il bacino d'utenza della biblioteca (per fasce d'età, provenienza, livello d'istruzione, professione) per ottimizzare i servizi resi. Lei può visualizzare i suoi dati in possesso del Sistema Bibliotecario Urbano (con l'esclusione del documento di identità inserito) e verificarne l'aggiornamento nello Spazio Utenti del portale LeggerePiace (vd. Spazio Utenti). Può esercitare anche in questo modo il suo diritto all'accesso e particolarmente quello alla rettifica dei dati rivolgendosi agli operatori del prestito del Sistema Bibliotecario Urbano.
Un sottoinsieme dei dati da lei conferiti (nome e cognome, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale e username), dietro sua esplicita richiesta di attivazione del servizio di biblioteca digitale Emilib, andranno a costituire un archivio utenti condiviso con le Biblioteche del Polo Bibliotecario Piacentino residente sui server della ditta Horizons Unlimited s.r.l., fornitrice del servizio (vedi Iscrizione a EMILIB).
Il Sistema Bibliotecario Urbano pone in atto periodicamente sospensioni dell'operatività del profilo utente assegnatole per la verifica e l'aggiornamento dei dati (residenza/domicilio, documento di identità, professione, titolo di studio, recapiti telefonici fissi e cellulari, e-mail).
Tessera
La tessera della Biblioteca, che le viene consegnata, le permette di utilizzare le postazioni di autoprestito attive in Biblioteca. Su di essa sono riportati il suo nome e cognome e l'identificativo utente, cui nell'anagrafica del gestionale sono associati i suoi dati anagrafici e personali, e la codificazione di tale identificativo come codice a barre. Il collegamento tra questo identificativo, comunque codificato, e i suoi dati anagrafici si stabilisce esclusivamente attraverso l'uso delle postazioni di autoprestito e per i soli fini del prestito. Il movimento dei prestiti non è registrato sulla tessera, ma soltanto sul gestionale SebinaNEXT.
I dati presenti sulla tessera, se minorenne o non in possesso dei requisiti necessari per ottenere SPID/CIE/CNS, le permettono inoltre di accedere allo Spazio Utente utilizzando l'identificativo utente e la pwd coincidente con la sua data di nascita che le verrà richiesto di personalizzare al primo accesso, attivando contestualmente le procedure di recupero password (per le possibilità offertele dall'uso di questo
spazio vd. Spazio Utenti) e di utilizzare l'app LeggerePiace.
Iscrizione a EMILIB
L'iscrizione alla Biblioteca è preliminare e indispensabile per l'accesso al servizio denominato EMILIB prodotto e gestito da Horizons Unlimited s.r.l, che la Biblioteca può offrirle e che le consente la disponibilità online – fruibile da dispositivi di sua proprietà e da remoto – di e-book, tracce musicali, quotidiani e periodici on line. Lei ha diritto di accedervi, richiedendo l'iscrizione ad esso, contestualmente o successivamente all'iscrizione ad una delle biblioteche del Sistema Bibliotecario Urbano. Il trattamento dei dati necessari all'erogazione di questo servizio è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Il conferimento dei dati è obbligatorio ai fini dell'erogazione del servizio. Il rifiuto opposto al loro conferimento o trattamento comporta l'impossibilità di accesso al servizio.
A seguito della richiesta dell'iscrizione al servizio, in presenza o online, alcuni suoi dati (“username” assegnato in automatico dal gestionale della Biblioteca SebinaNEXT al momento dell'iscrizione in Biblioteca, nome e cognome e indirizzo e-mail) vengono inseriti a cura del personale della Biblioteca nel gestionale Emilib - di pertinenza Horizons Unlimited s.r.l. e residente su loro server - al fine dell'invio del link da cui convalidare la richiesta di adesione al servizio. Una volta convalidata l'iscrizione l'accesso al servizio EMILIB è da effettuare tramite SPID/CIE/CNS o, se minorenne o non in possesso dei requisiti necessari per ottenere SPID/CIE/CNS, mediante password che è possibile stabilire in fase di convalida.
Non vengono trasferiti altri dati anagrafici e personali, ma soltanto verificata a livello informatico l'esistenza dello username assegnato in automatico dal gestionale della biblioteca nell'archivio utenti del Polo Bibliotecario Piacentino.
L'informativa sul trattamento di questi dati, dei dati di navigazione e di utilizzo delle risorse digitali è precisata da Horizons Unlimited s.r.l, fornitrice del servizio, al link https://emilib.medialibrary.it/pagine/privacy.aspx.
Iscrizione alla Newsletter del Sistema Bibliotecario Urbano
L'iscrizione alla Newsletter del Sistema Bibliotecario Urbano – inviata a cadenza quindicinale e contenente informazioni circa la programmazione delle attività culturali delle Biblioteche – non è subordinata all'iscrizione al Sistema Bibliotecario Urbano.
Può tuttavia avvenire, dietro sua richiesta – e il trattamento dei dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR –, contestualmente all'iscrizione a una delle biblioteche del Sitema Bibliotecario Urbano, o successivamente.
In caso di sua richiesta in tal senso o tramite il link https://newsletter.comune.piacenza.it/ o tramite il personale delle biblioteche del Sistema Bibliotecario Urbano, alcuni suoi dati (nome e cognome e indirizzo e-mail) confluiranno in un apposito database di proprietà del Comune di Piacenza il cui regolamento relativo al trattamento dei dati personali può leggere al seguente link:
https://newsletter.comune.piacenza.it/cookie.html.
La revoca del consenso al trattamento dei dati in vista dell'ottenimento di ciascuno dei servizi sopraelencati comporta l'interruzione dei servizi stessi.
Servizio di reference online
Quando lei contatta la Biblioteca per usufruire del servizio “Chiedi @l bibliotecario”, (https://leggerepiace.it/SebinaOpac/article/chiedi-al-bibliotecario/chiedi) conferisce volontariamente i dati richiesti nel form (indirizzo e-mail e quelli relativi all'oggetto ed al livello di approfondimento della sua ricerca) al fine di ottenere le informazioni che le servono, ed il trattamento dei suoi dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Quando lei scrive ad uno degli indirizzi istituzionali della Biblioteca o a quelli dei funzionari preposti ai servizi in cui è organizzata la Biblioteca (https://www.passerinilandi.piacenza.it/sedi-e-orari/contatti) conferisce volontariamente, oltre all'indirizzo
e-mail, i dati anagrafici e personali che da essa possono essere ricavati e quelli relativi all'oggetto della sua ricerca al fine di ottenere le informazioni che le necessitano, ed il trattamento dei suoi dati è pertanto lecito ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR. Tali dati vengono trattati esclusivamente per rispondere alla sua richiesta e per trarne informazioni utili per la formulazione della risposta: ad es. per
orientare il tipo di bibliografia da suggerire e il livello di approfondimento dei testi consigliati. I dati sono conservati nell'archivio e-mail e nella rubrica degli account cui lei ha indirizzato la sua e-mail, al fine di conservare traccia delle richieste pervenute ed evase, salvo diversa sua indicazione: ciò in vista del suo vantaggio di poter facilmente ricostruire integralmente da parte della Biblioteca lo stato di avanzamento
del suo percorso di ricerca e le indicazioni già fornitele, anche a distanza di tempo.
Siti della Biblioteca
L'utilizzo del sito del Sistema Bibliotecario Urbano https://www.passerinilandi.piacenza.it/ e del portale del Polo Bibliotecario Piacentino https://leggerepiace.it/SebinaOpac/.do comporta la registrazione da parte delle procedure informatiche preposte al loro funzionamento di alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di internet, tra cui: indirizzi IP e/o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito; indirizzi delle risorse richieste; data e ora della richiesta; risposta data dal server (buon fine, errori, ecc.); parametri relativi al sistema operativo e al tipo di dispositivo dell’utente (tablet, pc,...). Tali dati, necessari per la fruizione del portale, sono trattati anche per garantire il corretto funzionamento dei servizi e effettuare statistiche di utilizzo. I dati, pur non raccolti per associarli a specifici soggetti, per loro natura potrebbero consentire di identificare gli utenti attraverso elaborazioni e collegamenti a dati detenuti da terzi, in particolare se occorre accertare responsabilità per ipotetici reati informatici ai danni dei portali. Statistiche anonime circa l'accesso al portale del Polo Bibliotecario Piacentino sono registrate all'interno dell'applicativo SebinaNEXT e accessibili esclusivamente ai bibliotecari dotati di profilo corrispondente all'amministratore di sistema. Una specifica informativa è presente ai link https://www.passerinilandi.piacenza.it/documenti/info-utili/privacy-policy e https://leggerepiace.it/SebinaOpac/article/informativa-cookie/privacy_cookie. Le statistiche relative alle Teche Digitali della Biblioteca Passerini-Landi a cui si accede tramite il link
http://techedigitali.passerinilandi.piacenza.it/domlib/ sono gestite tramite WebAnalytics Italia dedicato ai siti della Pubblica Amministrazione.
Spazio Utenti del portale LeggerePiace
L'utilizzo dello Spazio Utenti, predisposto nel portale LeggerePiace, cui lei può accedere utilizzando SPID/CIE/CNS (o identificativo utente e password se minorenne o non in possesso dei requisiti necessari per ottenere SPID/CIE/CNS), le consente di visualizzare i suoi dati presenti nell'anagrafica SebinaNEXT (con l'eccezione del documento di identità inserito), la messaggistica inviatale dalla Biblioteca in ordine
alla gestione dei prestiti da lei richiesti, l'elenco dei prestiti e delle prenotazioni in corso e scaduti, salvare le ricerche effettuate, compilare e pubblicare bibliografie e recensioni a libri e DVD. Parte dei dati qui visualizzati sono contenuti nell'archivio gestionale SebinaNEXT, ove sono visibili, per quanto di competenza, dagli amministratori di biblioteca (anche Recensioni e Bibliografie) e dagli operatori addetti al prestito della biblioteca per quanto di loro competenza. L'accesso a questo spazio è invece esclusivamente riservato a lei. L'attività di pubblicazione di bibliografie e recensioni non è moderata. Se lei deciderà di rendere pubbliche le bibliografie da lei compilate potrà farlo, anche utilizzando un
nickname, che potrà impostare compilando l'apposito campo nella pagina Dati Personali presente in questo spazio. Lei è direttamente e personalmente responsabile – a tutti gli effetti – della scelta dei temi delle bibliografie pubblicate e del contenuto delle recensioni.
App LeggerePiace
L'uso dell'app gratuita LeggerePiace, disponibile per sistemi operativi Android e IOS e scaricabile dai rispettivi store (vd. https://leggerepiace.it/SebinaOpac/article/app-per-mobile-leggerepiace/leggerepiace-app), cui lei può accedere utilizzando SPID/CIE/CNS (o identificativo utente e password se minorenne o non in possesso dei requisiti necessari per ottenere SPID/CIE/CNS) e si interfaccia con l'archivio utenti SebinaNEXT. Le negoziazioni generate in relazione alle funzionalità del tutto analoghe a quelle dello Spazio Utenti (vedi), tra cui quelle del servizio prestiti, sono registrate esclusivamente sul gestionale SebinaNEXT, ove sono visibili, per quanto di pertinenza, dagli amministratori di biblioteca e dagli operatori addetti al prestito.
- - -
Il titolare del trattamento dei dati vincola gli affidatari di contratti di manutenzione dell'hardware e degli applicativi tramite i quali i dati sono trattati e utilizzati e/o archiviati per l'erogazione dei servizi di cui sopra, che a tali dati possono avere accesso nell'espletamento di quanto loro richiesto contrattualmente, all'applicazione del Regolamento Europeo per la protezione di dati personali (GDPR) e all'adozione di
procedure ad esso conformi.
Nei servizi pubblici a domanda dell'interessato, l'eventuale rifiuto al trattamento comporta l'impossibilità di accesso al servizio.
I servizi per i quali viene rilasciata questa informativa sono agibili ai minori. Pertanto, se il soggetto cui i dati si riferiscono ha un'età inferiore a 18 anni, il conferimento e il trattamento dei dati è lecito in quanto è stato richiesto e/o autorizzato dai genitori o da chi è incaricato di esercitare la responsabilità genitoriale.
Per quanto tempo sono conservati i dati?
Il Sistema Bibliotecario Urbano conserverà i dati da lei forniti in vista della fruizione dei servizi sopra elencati per la durata dell'erogazione dei servizi da lei richiesti, che si intendono continuativi, salvo disdetta.
Che diritti ho sui dati che fornisco?
A chi devo rivolgermi per esercitarli?
DIRITTI DELL'INTERESSATO
In qualità di interessato ha i diritti qui sotto elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta al Responsabile del trattamento dei dati o al Responsabile della protezione dei dati («RPD»), come sopra individuati:
Tali diritti sono così precisati e definiti:
a) diritto di accesso
diritto ad avere conferma dell'esistenza o meno del trattamento dei suoi dati personali e ad ottenere l'accesso a tali dati e alle informazioni relative al trattamento, alle sue finalità, al periodo di conservazione previsto o qualora non sia possibile determinarlo, ai criteri utilizzati per quantificarlo, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali saranno comunicati;
b) diritto di rettifica
diritto ad ottenere la rettifica dei dati personali inesatti, l'aggiornamento o l'integrazione dei dati personali già resi;
c) diritto di cancellazione (diritto all'oblio)
diritto ad ottenere la cancellazione dei dati qualora non occorrano più per il perseguimento delle finalità di trattamento;
d) diritto di limitazione di trattamento
diritto ad ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali ai soli fini della conservazione qualora ricorrano le ipotesi di cui all'art. 18 comma 1 del Regolamento UE 2016/679;
e) diritto alla portabilità dei dati
diritto di ricevere in un formato strutturato di uso comune e leggibile i dati personali che la riguardano e a trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento senza impedimenti purché sia tecnicamente possibile;
f) diritto di opposizione
diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che la riguardano ai sensi dell'art. 6 paragrafo 1 lettere e) e f) del Regolamento UE 2016/679;
g) diritto sui processi decisionali automatici-profilazione
diritto di non essere sottoposto a processo decisionale basato unicamente sul trattamento automatizzato compresa la profilazione, tenuto conto che essa è lecita se autorizzata dalla normativa vigente.
Può far valere i diritti sopra elencati rivolgendo apposita richiesta al Responsabile del trattamento dei dati o al Responsabile della Protezione dei dati dell'Ente, come sopra individuati.
Ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Autorità di controllo competente), qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali sia contrario alla normativa in vigore.